Mapeamento de Processo

Mapeamento de Processo é a mesma coisa que Fluxograma?

Em muitos projetos de escritório, ao terminar um mapa de processo vejo que algumas pessoas o chamam de ‘fluxograma’. Na verdade, o mapeamento de processo (ou Process Mapping) é diferente do fluxograma. Vamos entender melhor?

Costuma-se dizer que os processos de escritório são invisíveis porque o principal produto é a informação. Sem ter visibilidade, o acompanhamento das atividades dos processos e a identificação de desperdícios são mais difíceis que em uma fábrica, onde desperdícios como estoque em processo ou refugo saltam aos olhos mais facilmente.

Para melhorar os processos administrativos, primeiro temos que ‘enxergar’ o fluxo para então conseguir levantar os desperdícios ao longo das atividades.

Consideramos que esta ferramenta representa o melhor modo de trazer visibilidade ao fluxo de informações. Uma vez visível, conseguimos identificar desperdícios inerentes a cada atividade com maior facilidade.

Process Mapping

Exemplo de Process Mapping sendo construído

Na foto acima, os quadrados amarelos representam atividades executadas, enquanto os quadrados pequenos cor de rosa representam os desperdícios e problemas. Cada linha representa uma função ou cargo que participa do processo. Cada atividade deve estar associada à função que a executa.

Apesar de parecido com um fluxograma se olhado de longe, há diferenças fundamentais entre os dois quando olhamos mais de perto.

Exemplo de Fluxograma

Na tabela abaixo há um resumo das principais diferenças entre um e outro:


Característica


Process Mapping


Fluxograma


Foco da ferramenta


Análise crítica do fluxo mais frequente ou fluxo de interesse do projeto


Definir sequência de passos padronizados para todas as situações possíveis no fluxo


Objetivo do fluxo


Busca do fluxo contínuo


Não permitir que o fluxo siga por um caminho sem tratativa definida


Presença de decisões no fluxo


Poucas (desejável não haver)


Muitas


Relevância de mostrar quem realiza a atividade


Muito importante


Pouco importante


Identificação de retrabalhos


Fácil, através de gestão visual específica que ressalta a presença de retrabalhos


Difícil, na simbologia o retrabalho se mistura com o fluxo correto


Análise de tempos de atividade


Medição de tempo de permanência e tempo de realização de atividade


Não é escopo da ferramenta


Facilidade em indicar como é feita a tarefa


Alta (indicação de tela de sistema, formulários, etc.)


Possível, porém provoca poluição visual


Grau de detalhamento


Médio (maior foco no fluxo de valor para possibilitar análise crítica do processo)


Alto (maior detalhamento para familiarização com as micro-atividades de um processo)


Foco na identificação de desperdícios


Alto


Baixo


Direção do fluxo


Somente um sentido (no Brasil usamos da esquerda para a direita)


Vários sentidos (fluxo pode ir e voltar)

Resumindo a tabela e trazendo para nosso dia-a-dia, o fluxograma é uma boa ferramenta para usar como suporte para atividades internas dos departamentos, para assegurar-se de que todas as possibilidades de fluxo terão uma tratativa adequada, para registros formais em sistema corporativo ou documento padrão e para desenho de sistemas de Workflow.

Já o Process Mapping é uma boa ferramenta para usar em definição de papeis e responsabilidades, na visão do processo como um todo, na fácil identificação de desperdícios, na identificação de gargalos através de convergências de fluxo e como ferramenta de análise crítica das atividades.

Concluindo, o objetivo deste artigo é ajudar a mostrar as potencialidades de cada ferramenta, para que possamos escolher a melhor delas de acordo com o objetivo que tivermos em mente. Afinal, para afundar um prego é muito melhor usar um martelo que um alicate!

Fonte: Blog Kaizen