A3

Método para solução de problemas



É um processo de gerenciamento expresso por uma folha de papel de tamanho internacional 297 x 420 mm. Ele descreve o diálogo entre mentor e subordinado, e normalmente é utilizado para resolver algum problema. O A3 se lê da esquerda para direita, de cima para baixo. A figura 1 a seguir, retirada do livro de John Shook (Gerenciando para o aprendizado), apresenta um exemplo da divisão de um A3 para resolução de problemas. No geral, ele é dividido em duas partes: o lado esquerdo (serve para identificar o problema) e o lado direito (contendo as possíveis contramedidas).


Como preencher um A3
Figura 1. Exemplo de como preencher o relatório A3. 
Fonte: Shook, J.(2008), Gerenciando para o aprendizado (anexo). São Paulo: Lean Institute Brasil



Preencher um relatório A3 não é uma tarefa fácil. Primeiramente, o subordinado deverá ter uma boa capacidade de síntese de forma a colocar apenas as informações relevantes para a identificação do problema (lado esquerdo). Definidos o contexto (background), as condições atuais, o objetivo e a análise (de forma a encontrar a causa raiz), o subordinado iniciará o desenvolvimento das possíveis contramedidas (lado direito). Geralmente, as pessoas tendem a ir direto para a solução, esquecendo que o problema pode não ser tão simples de resolver. Por isso, uma boa análise, com o objetivo de encontrar a causa raiz, é essencial. Há algumas técnicas que podem ser utilizadas durante a análise para chegar a causa raiz do problema como: espinha de peixe, 5 porquês, etc.


Exemplo do uso da técnica dos cinco porquês
Figura 2. Exemplo do uso da técnica dos cinco porquês.




O desenvolvimento do formulário A3 baseia-se no modelo científico PDCA – Planejar, fazer, verificar e agir (Plan-Do-Check-Act), divulgado por Deming em 1950, o qual a base para o sucesso é o diálogo entre subordinado e mentor (nemawashi). Por meio desse diálogo, busca-se encontrar a verdadeira causa raiz do problema e atacá-la, resolvendo-o definitivamente. Em resumo, é preciso entender que a solução de problemas está diretamente ligada à causa raiz. Se não for encontrada a verdadeira causa, a solução não será definitiva, levando ao retrabalho e consequentemente ao desperdício.


O sucesso do uso do relatório A3 atribui-se a diversos factores: 

1. O método so A3 exige que se documente a forma como o trabalho é realmente feito. A melhor (e provavelmente com maior credibilidade) forma para se documentar o trabalho actual é observá-lo em primeira mão. Recriar o processo a partir da memória em sala de reuniões distante de onde o trabalho acontece resultará em informações incorrectas e generalizações excessivas. Quase sempre, são os pequenos detalhes negligenciados no local de trabalho que causam as ineficiências ou problemas de qualidade.


2. O relatório A3 permite que as pessoas nos locais de trabalho possam contribuir para a solução de problemas em vez de apenas trabalhar ao torno dele. O relatório A3 não requer horas de treino especializado. Podem ser simples rascunhos com lápis e papel, sem necessidade de uso de computador. Por exemplo a Toyota não faz distinção das pessoas que fazem o trabalho das pessoas que resolvem os problemas. O trabalho de todos é resolver problemas e melhorar.

3. A natureza visual dos ícones e diagramas criam uma representação mais próxima dos sistemas reais comparados com outras representações tais como fluxogramas. Dessa maneira, os responsáveis estão aptos a verem seus problemas com maior clareza e todos percebem o sistema com maior facilidade. Além disso, os diagramas servem como um limite objectivo entre indivíduos e as unidades da organização. Perante um documento físico que todos podem discutir, facilita a comunicação e a partilha do conhecimento.


FONTE: leanti